Regulamin XVI Zjazdu Społeczności 25-26.04.2025 R.

§ 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulamin obowiązuje od dnia 16.12.2024 r.
2. Pojęcia użyte w Regulaminie oznaczają:
3. Zjazd  – Zjazd społeczności Instytutu Kryptografii, organizowany w dniach  25-26.04.2025 r., w Cukrownia Żnin, ul. Klemensa Janickiego 1, 88-400 Żnin (zgodnie z informacjami przekazanymi na formularzu zgłoszenia uczestnictwa) na zasadach określonych w Regulaminie.
4. Organizator Cryptography Research Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Obornicka 309, 60-689 Poznań, e-mail: bok@instytutkryptografii.pl.
5. Osoba  trzecia – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej w rozumieniu przepisów prawa polskiego inna niż Organizator lub Uczestnik,
6. Regulamin – niniejszy dokument określający zasady i warunki Zjazdu, określający prawa i obowiązki Organizatora i Uczestnika,
7. Rejestracja – czynność dokonywana w celu zgłoszenia Uczestnika do udziału
   w Zjeździe,
8. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) , (Dz. Urz. UE L 119 z 2016 r., str. 1-88),
9. Siła wyższa – zdarzenie zewnętrzne, niedające się przewidzieć, o charakterze przypadkowym lub naturalnym (żywiołowym), jak np.: pożar, wybuch, awaria zasilania, trzęsienie ziemi, powódź, oberwanie chmury, zamieszki, działania organów cywilnych lub wojskowych, wojna, akty terroryzmu (w tym cyberataki),
10. Uczestnik / Ty – osoba fizyczna, która zawarła Umowę z Organizatorem na udział w Zjeździe,
11. Umowa – umowa o udział i przeprowadzenie Zjazdu, zawarta pomiędzy Uczestnikiem i Organizatorem w momencie potwierdzenia uczestnictwa na zasadach określonych w Regulaminie.

§ 2. WYMAGANIA TECHNICZNE

Rejestracja i przeglądanie strony internetowej Zjazdu wymaga połączenia z Internetem.

§ 3. REJESTRACJA

1. Należy wypełnić formularz dostępny  pod adresem URL: https://instytutkryptografii.pl w celu Rejestracji , opłacić udział w Zjeździe i zaakceptować Regulamin. 

2. Uczestnik zobowiązany jest podać poprawny adres e-mail, na który otrzyma potwierdzenie Rejestracji i tym samym potwierdzenie uczestnictwa.

3. Potwierdzenie uczestnictwa  jest równoznaczne z zawarciem Umowy.

4. Brak wniesienia opłaty jest równoznaczny z brakiem ukończenia procesu Rejestracji.

5. W przypadku braku potwierdzenia uczestnictwa w terminie 48 godzin od Rejestracji , Uczestnik zobowiązany jest ponownie przejść proces Rejestracji lub skontaktować się z Organizatorem. 

§ 4. CENA ZA UDZIAŁ

1. Udział w Zjeździe  jest płatny. 

2. Uczestnikowi przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w terminie  14 dni od dnia zawarcia Umowy z zastrzeżeniem, że jeżeli Organizator wykona usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który przed rozpoczęciem świadczenia został poinformowany o tym, że po jego spełnieniu utraci prawo do odstąpienia od umowy, to prawo odstąpienia od Umowy nie obowiązuje. 

3. Formularz odstąpienia od Umowy zawiera załącznik nr 1 do Regulaminu. Uczestnik może wysłać go e-mailem do Organizatora.

4. W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt z osobą lub osobami wskazanymi do kontaktu na stronie internetowej Zjazdu.

§ 5. ZASADY UDZIAŁU W ZJEŹDZIE I PRZEBIEG

1. Warunkiem udziału w Zjeździe jest dokonanie opłaty za udział, akceptacja postanowień Regulaminu oraz zasad utraty odstąpienia od umowy i wyrażenie niezbędnych zgód dotyczących wizerunku, w tym potwierdzenie Rejestracji i uczestnictwa.

2. Zgłoszenia do udziału w Zjeździe przyjmujemy  do momentu wyczerpania puli wolnych miejsc. 

3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy udziału w Zjeździe i nie przesłania e-maila, o którym mowa w §3 ust. 2 Regulaminu w przypadku gdy nie będzie wolnych miejsc w sprzedaży.

4. Organizator informuje, że przebieg Zjazdu będzie nagrywany oraz będą wykonywane zdjęcia. Organizator ma prawo przetwarzać wizerunek Uczestnika na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, jakim jest nagranie Zjazdu oraz wykonanie fotorelacji. Dodatkowo Uczestnik wyraża zgodę w zakresie wykorzystania wizerunku. Organizator ma prawo  na podstawie uzasadnionego interesu wykorzystywać zdjęcia/nagrania/fragmenty transkryptów z wizerunkiem Uczestnika w celach informacyjnych oraz marketingowych dotyczących odbytego Zjazdu. Inny sposób wykorzystania wizerunku może odbywać się na podstawie udzielonej zgody przez Uczestnika. 

5. Uczestnik zobowiązuje się do posługiwania się prawdziwymi, tj. zgodnymi ze stanem faktycznym i prawnym danymi, w tym danymi osobowymi, co do których ma pełne prawo do posługiwania się nimi.

6. Uczestnik zobowiązany jest do udziału w Zjeździe w sposób nieprowadzący do utrudniania lub zakłócania przeprowadzenia Zjazdu oraz niepodejmowania jakichkolwiek działań na terenie miejsca prowadzenia Zjazdu, które są niezgodne z przepisami powszechnie obowiązującego prawa bądź dobrymi obyczajami, a także naruszających dobra osobiste innych Uczestników, osób trzecich lub uzasadnione interesy Organizatora albo innych Uczestników lub osób trzecich.

7. Organizator może zapytać Uczestników o ogólną opinię i poziom zadowolenia z przeprowadzonego Zjazdu, w tym organizacji oraz sposobu zapisu. Opinie mogą być zbierane w formie pytań lub krótkich ankiet dostępnych w formie papierowej lub elektronicznej. 

8. Organizator może prowadzić i publikować statystyki dotyczące Zjazdu.

9. Organizator ma prawo, według własnego uznania rozszerzyć właściwości, funkcjonalności Zjazdu. Zmiany takie nie mogą prowadzić do obniżenia jakości realizowanego Zjazdu.

10. Nieobecność Uczestnika w terminie Zjazdu nie jest równoznaczna z rezygnacją z udziału, brakiem wykonania Umowy lub zmianą terminu ani zmianą terminu.  

§ 6. OCHRONA DANYCH

1. Organizator jest administratorem danych Uczestników.

2. Dane osobowe przetwarzane są:

a. zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi  w Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej,

b. zgodnie z Polityką Prywatności,

c. w zakresie i celu niezbędnym do nawiązania, ukształtowania treści Umowy, zmiany bądź jej rozwiązania lub/i prawidłowej realizacji Usług świadczonych drogą elektroniczną,

d. w zakresie i celu niezbędnym do wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Organizatora (opisane szczegółowo w §5 ust. 5 Regulaminu), a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

3. Dane osobowe mogą być przetwarzane w zakresie i celu na podstawie udzielonej zgody przez Uczestnika.

4. Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego. 

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z realizacją Umowy będą przez czas trwania Umowy oraz przez okres 6 lat od dnia rozwiązania Umowy (na potrzeby rozstrzygania ewentualnych roszczeń). Dane mogą być też przetwarzane w ramach dokumentów księgowych przez okres wymagany przepisami prawa.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do udostępniania danych osobowych podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa: organom ścigania, urzędom, sądom lub innym podmiotom upoważnionym do takiego udostępnienia na podstawie przepisów prawa w zakresie i celu wymaganym przez te podmioty i przepisy prawa.

7. Usunięcie danych osobowych może nastąpić na skutek:

a. rozwiązania Umowy i po upływie okresu, o którym mowa w ust. 5;

b. cofnięcia zgody bądź wniesienia prawnie dopuszczalnego sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych – jeżeli zgoda została wyrażona lub jeżeli dane są przetwarzane w ramach uzasadnionego interesu.

§ 7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:

a. niepoprawnie wpisane dane przez Uczestnika,

b. brak dostępu do sieci Internet albo ograniczenia w jego dostępności uniemożliwiające dokonanie Rejestracji lub odczytanie wiadomości potwierdzającej uczestnictwo,

c. brak możliwości dojazdu Uczestnika na Zjazd,

d. poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek podania nieprawdziwych danych przez osobę dokonującą Rejestracji;

e. poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania osób trzecich, na które nie miał wpływu Organizator,

f. poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Uczestnika lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek odwołania Zjazdu przez Organizatora w wyniku siły wyższej (zdarzenia losowe, na które nie miał wpływu Organizator),

g. za poniesione szkody jak i utracone korzyści przez Organizatora lub osoby trzecie, które spowodowane zostały na skutek działania lub zaniechania Uczestnika.

2. Uczestnik:

a. na własne ryzyko i na własną odpowiedzialność bierze udział w Zjeździe,

b. ponosi odpowiedzialność za swoje działanie lub zaniechanie,

c. ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody i zniszczenia powstałe w czasie trwania Zjazdu i wyrządzone przez Uczestnika, w tym szkody dotyczące mienia lub osób na zasadach określonych przepisami prawa.

3. Organizator nie ma wpływu na to, w jaki sposób Uczestnik wykorzysta wiedzę nabytą w czasie Zjazdu. 

4. przypadku braku wniesienia opłaty niezbędnej do ukończenia procesu Rejestracji i warunkującej możliwość potwierdzenia uczestnictwa Uczestnikowi nie przysługują żadne roszczenia o udział w Zjeździe.

5. Koszty wszelkich szkód wyrządzonych przez Uczestnika w Hotelu w czasie trwania Zjazdu ponosi Uczestnik, który zobowiązany jest do zapłaty odszkodowania na podstawie noty księgowej jaką otrzyma Organizator od Hotelu w związku ze szkodami, które wyrządził Uczestnik.

§ 8. REKLAMACJE

1. Reklamacje prosimy składać w możliwie jak najszybszym czasie od dnia wystąpienia szkody. Prosimy podać swoje dane (imię, nazwisko, nazwę firmy) oraz możliwie dokładnie opisać nieprawidłowości (uwzględniając czas i miejsce ich wystąpienia). Prosimy o kontakt na adres e-mail do osoby kontaktowej wskazanej w na stronie.

2. Rozpatrzenie reklamacji następuje w najszybszym możliwym terminie jednak nie dłuższym niż 14 dni.

3. Za dzień wniesienia reklamacji przyjmuje się̨ dzień wpływu do Organizatora zgłoszenia reklamacyjnego.

§ 9. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA

1. Tytuł i program Zjazdu, w tym strona www, układ, loga, grafiki, zdjęcia, pliki audio i video wykorzystywane do promocji Zjazdu jak i prezentacje przysługują Organizatorowi albo osobie trzeciej (jeśli zostało tak oznaczone) i są prawnie chronione. 

2. Powyższe oznaczenia i materiały nie mogą być wykorzystywane bez pisemnej zgody Organizatora lub osoby trzeciej będącej właścicielem praw, w szczególności nie mogą być używane w powiązaniu z produktami lub usługami osób trzecich w sposób, który może wprowadzić potencjalnych klientów Organizatora w błąd lub w inny sposób zaszkodzić Organizatorowi. Kopiowanie materiałów konferencyjnych lub/i nagrywanie Zjazdu, a także udostępnianie takich materiałów i nagrań jest nielegalne oraz podlega odpowiedzialności karnej zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

3. Uczestnikowi ani żadnej osobie trzeciej nie wolno usuwać, zakrywać, uniemożliwiać odczytanie ani zmieniać znaków towarowych, informacji o prawach autorskich lub innych oznaczeń dotyczących praw własności zawartych w jakichkolwiek materiałach dotyczących Warsztatu.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Udostępniamy treść Regulaminu przed zawarciem Umowy. Regulamin jest także udostępniony za pomocą trwałego nośnika.

2, Regulamin może zostać okazany także w inny sposób, na indywidualne żądanie Uczestnika, lub osoby trzeciej, jeżeli występuje problem z wyświetleniem bądź przeczytaniem Regulaminu. W tym celu prosimy o kontakt.

3. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie jak i w programie Zjazdu, a także do odwołania Zjazdu w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych niezależnych od nas. W przypadku odwołania Zjazdu, informacja o tym fakcie zostanie przekazana Uczestnikom wraz z informacją o zwrotach poniesionych opłat.

4. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.

5. W razie zmiany lub unieważnienia wskutek prawomocnego orzeczenia sądu, któregokolwiek z postanowień Regulaminu, pozostałe jego postanowienia pozostają w mocy.

6. Wszelkie spory będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla miejsca zamieszkania konsumenta. 

7. Usługodawca zgłasza gotowość do rozwiązywania sporów w trybie ugodowym, w tym dochodzenie roszczeń w trybie pozasądowym ADR (Alternative Dispute Resolution). W takim przypadku prosimy o składanie skarg za pomocą strony: https://ec.europa.eu/consumers/odr/main/index.cfm?event=main.home.show&lng=PL . Podmiot uprawniony, do którego można skierować skargę zależy od wyboru konsumenta. Rejestr w Polsce takich podmiotów wraz z danymi teleadresowymi oraz adresem strony internetowej można zleźć tutaj: https://uokik.gov.pl/pozasadowe_rozwiazywanie_sporow_konsumenckich.php 

8. W przypadku sporów między Organizatorem a Uczestnikiem, który nie jest konsumentem spory będą rozstrzygane najpierw ugodowo, a następnie przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Organizatora.

Załącznik nr 1

………………………………………

Miejscowość, data

………………………………………

………………………………………

………………………………………

Imię i nazwisko konsumenta

Adres konsumenta

CRYPTOGRAPHY RESEARCH Sp. z o.o.

ul. Obornicka 309, 

60-689 Poznań, 

bok@instytutkryptografii.pl

Oświadczenie

o odstąpieniu od umowy zawartej na odległość 

lub poza lokalem przedsiębiorstwa

Ja (*)………………….……………niniejszym informuję o moim odstąpieniu od umowy 

o świadczenie następującej usługi: ……………………………..……………………………….

Data zawarcia umowy: )………………………………………..…………………………………. 

……………………………………

Podpis konsumenta